Neuaufbau der Personalabteilung in einem KMU

Ein Familienunternehmen aus der Verpackungsindustrie mit ca. 70 Mitarbeitenden war im Sommer 2021 an einen Investor verkauft worden. Der Investor setzte eine neue Geschäftsführung ein – und der CFO beauftragte mich damit, eine Personalabteilung aufzubauen.

Bis zum Verkauf hatte sich vor allem die Geschäftsführung um die Personalthemen gekümmert. Eine Mitarbeiterin aus der Finanzbuchhaltung betreute die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Zeiterfassung. Entsprechend rudimentär waren die Aufbauorganisation und die Prozesse in der HR-Arbeit.

Neues System für die rechtssichere Arbeitszeiterfassung eingeführt

Gemeinsam mit der Kollegin der Lohn- und Finanzbuchhaltung habe ich zunächst die Bereiche identifiziert, in den besonders großer Handlungsbedarf bestand. Das galt beispielsweise für die Zeiterfassung. Das vorhandene System wies beispielsweise Zeitsalden nur rudimentär aus. Konkret: Wenn ein Mitarbeitender mehr als 10 Stunden gearbeitet hatte, wurde ihm die komplette Zeit gutgeschrieben und der Vorgesetzte erhielt keine Information darüber. Daher war es Vorgesetzten nicht möglich, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz bei der Einsatzplanung zu vermeiden. Mit der Einführung der neuen Arbeitszeiterfassung erhalten Vorgesetzte automatisch eine Mitteilung und müssen begründen, warum Mitarbeitende mehr als 10 Stunden arbeiten mussten. Damit ist nunmehr gewährleistet, dass der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht angemessen wahrnimmt und eine mögliche Prüfung der Aufsichtsbehörden keine Strafzahlungen nach sich zieht.

In einem zweiten Schritt haben wir die neue Zeiterfassung so weit ausgebaut, dass Mitarbeitende Urlaub online oder direkt am Zeiterfassungsterminal beantragen können. Ebenso können Vorgesetzte den elektronisch genehmigen oder ablehnen.

Recruiting von Stellenanzeigen über Bewerbermanagement bis Onboarding

Das Unternehmen hatte einen großen Bedarf an Fachkräften – ein professionelles Recruiting gab es bislang aber nicht. Daher habe ich umfassende Strukturen von Online-Stellenanzeigen über Bewerbermanagement bis Onboarding aufgebaut. Mit dieser Professionalisierung und in Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern konnte ich während der 18 Monate des Mandats 25 neue Führungskräfte und Mitarbeitende einstellen. Das beinhaltete unter anderem den Neuaufbau des kaufmännischen Bereichs mit Stellenbesetzungen in Controlling, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Qualitätsmanagement sowie Stellen in der Druckerei und der Produktion.

Arbeitsverträge an Anforderungen aus dem neuen Nachweisgesetz angepasst

Im August 2022 trat das neue Nachweisgesetz in Kraft, laut dem Arbeitgeber allen Mitarbeitenden (bei Neueinstellungen sofort, ansonsten auf Wunsch) eine unterschriebene Niederschrift der wesentlichen Inhalte des Arbeitsvertrages übergeben müssen. Um die strengeren Informationspflichten aus dem Nachweisgesetz zu erfüllen, habe ich mit einer Anwaltskanzlei neue Arbeitsverträge erarbeitet, mit entsprechenden Passagen über geltende Arbeitsbedingungen versehen und vor Abschluss des Mandats übergeben. Somit werden weiterhin rechtssichere Arbeitsverträge verwendet.

Nach 18 Monaten geordnete Personalabteilung an Nachfolge übergeben

Nach 18 Monaten konnte ich eine gut geordnete Personalabteilung an die neue Personalleitung übergeben. Der CFO des Verpackungsunternehmens bewertete das Mandat als vollen Erfolg (siehe Referenzen. Das neue Zeiterfassungssystem läuft reibungslos – und die Mitarbeitenden erleben die professionelle Personalarbeit als echten Gewinn.

Das HR-Interim Mandat im Überblick

• Neuaufbau der Personalabteilung in einem KMU
• Neues System für die rechtssichere Arbeitszeiterfassung eingeführt
• Recruiting von Stellenanzeigen über Bewerbermanagement bis Onboarding
• Arbeitsverträge an Anforderungen aus dem neuen Nachweisgesetz angepasst
• Nach 18 Monaten geordnete Personalabteilung an Nachfolge übergeben